dienstleistung steht bei HCE Consult klar im fokus
Unsere Dienstleistungen für Hauptversammlungen und andere Corporate Events
Wir bieten Ihnen alle relevanten Dienstleistungen für die
Vorbereitung und Durchführung ihres Corporate Events.
Sie entscheiden in welchem Umfang Sie mit uns
zusammenarbeiten möchten. Sei es der reine Anmeldestellendienst
im Vorfeld der Hauptversammlung oder die vollumfängliche
Veranstaltungsorganisation als Generalunternehmer.
Anmeldestelle
Übernahme des Anmeldestellendienstes
Ein Grundsatz der HCE Consult Anmeldestelle ist es, dass
unsere Kunden stets tagesaktuell einen Zwischenstand der
bislang vorliegen Anmeldungen und des Weisungsspiegels
erhalten können. Entsprechend werden bei uns die gelieferten
Daten bzw. eingehenden Anmeldungen taggleich
verarbeitet. Dadurch liegt der finale Anmeldestand
unmittelbar nach dem letzten Anmeldetag vor.
Bei Inhaber- und Namensaktien erfolgt der Daten-Import per
DAMBA-Schnittstelle sowie nach Standard ISO 20022 (Swift).
Soweit erforderlich erfolgt eine Überprüfung und Dokumentation
der § 67c Abs. 3 AktG Angaben. Bei der Verarbeitung der
personenbezogenen Daten werden die Anforderungen der DSGVO
strikt eingehalten. Der mit dem jeweiligen Kunden abgeschlossene
Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) dokumentiert dies
entsprechend.
Wir erkennen frühzeitig, wenn sich
möglicherweise Probleme abzeichnen, ob ein Tagesordnungspunkt
die nötige Mehrheit erhält und besprechen mit unseren Kunden
proaktiv mögliche Gegenmaßnahmen. Hierbei hilft uns, dass wir
selbstverständlich mit allen wichtigen Intermediären,
Stimmrechtsberatern und Proxy Advisern im regelmäßigen Austausch
stehen.
Veranstaltungen
Planung, Vorbereitung & Durchführung
In unseren Zielmärkten Deutschland, Österreich und Luxemburg gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Veranstaltungsarten, die wir Dank unserer flexiblen Software-Architektur abbilden können.
Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt bei der Organisation und
Durchführung von Hauptversammlungen.
Wir begleiten unsere
Kunden während des gesamten Projektablaufs ab Beginn der
Terminfindung und Locationauswahl über den Einladungsprozess bis
hin zum Generalproben- und Veranstaltungstag. Hierbei betreuen
wir Hauptversammlungen unterschiedlicher Größe, von börsen- und
nicht börsennotierten Gesellschaften oder auch die erste
Hauptversammlung eines IPO-Kunden.
Eine weitere
Stärke ist unsere flexible Unterstützung bei
Gläubigerversammlungen.
Hier können wir kurzfristig
Kapazitäten bereitstellen und die notwendigen Vorbereitungen für
den Anmeldeprozess zur Quorumsermittlung treffen.
Selbstverständlich führen wir auch die Registration sowie die
Abstimmung am Tag der Gläubigerversammlung durch.
Darüberhinaus
können wir auch andere Coporate Events, wie beispielsweise
Mitglieder- und Genossenschaftsversammlungen, technisch
abwickeln.
Weitere Informationen zu unseren einzelnen
Veranstaltungsservices finden Sie hier:
Q&A Backoffice
Ausstattung für ihre Experten
Mit einem starken Partner und einer intuitiven Software-Lösung
statten wir ihr Experten Backoffice zur Beantwortung von
Fragen aus.
Da wir auch hier den
Full-Service-Gedanken verfolgen, statten wir die Arbeitsplätze
- soweit gewünscht - mit der benötigten Hardware
vollumfänglich aus. Weitere Experten können zusätzlich mit
einem rein digitalen Zugang eingebunden werden. Die
Podiumanbindung ist Dank Chat- und Statistikfunktionen,
Wortmeldeansicht sowie Vorlesemodul umfangreich. Bereits
im Vorfeld der Veranstaltung - wie auch unterjährig - können
die FAQ online vorbereitet werden.
Ein
eingespieltes Stenografen-Team, dass die gestellten Fragen im
Q&A System erfasst, kann ebenfalls über uns beauftragt werden.
Natürlich bieten wir hier ebenfalls eine digitale Lösung zur
Erfassung der Redner bzw. Wortmeldungen.